Opvolging van betalingen en de richtlijn 2011/7/EU betreffende betalingsachterstand: zo voorkomt u laattijdige betalingen
Laattijdige betalingen zijn een van de meest voorkomende problemen voor kmo's. We bespreken de regels van de EU-richtlijn betreffende betalingsachterstand en het aanmaningstraject.
Laatbetalingen zijn een van de meest voorkomende problemen voor mkb's. De EU-Richtlijn 2011/7/EU schept duidelijke regels voor betalingstermijnen en vertragingsrente. In dit artikel bespreken we wat de richtlijn in de praktijk betekent en hoe facturatiesoftware helpt bij het monitoren van betalingen.
Laatbetalingen – een probleem voor kleine bedrijven
Volgens de Europese Commissie lijden mkb's het meest onder laatbetalingen. Het geld dat op de rekening zou moeten staan, zit vast in de processen van de klant.
Gevolgen voor kleine bedrijven:
- De cashflow raakt verstoord – lonen, huur en belastingen moeten nog steeds op tijd worden betaald
- Onnodig kortetermijnfinanciering moet worden verkregen
- Tijd wordt verspild aan het opstellen van betalingsherinneringen en incassoprocedures
- In het ergste geval leiden onbetaalde facturen tot kredietverliezen
Vertragingsrichtlijn 2011/7/EU: het basisidee
De EU-richtlijn inzake bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties (2011/7/EU) stelt minimumeisen vast voor betalingstermijnen en vertragingsrente in de gehele EU. De belangrijkste regels:
- Facturen tussen bedrijven: de betalingstermijn mag maximaal 60 dagen bedragen, tenzij anders is overeengekomen en dit redelijk is
- Publieke sector: de betalingstermijn is 30 dagen
- Vertragingsrente: ten minste de referentierente van de ECB + 8 procentpunten
- Vergoeding incassokosten: de schuldeiser heeft recht op een vaste vergoeding van ten minste 40 euro voor incassokosten
In Finland is de richtlijn geïmplementeerd in de Wet op de betalingsvoorwaarden voor commerciële overeenkomsten (30/2013).
Herinneringsprocedure: zo handelt u wanneer een factuur te laat is
Een effectief herinneringsproces verloopt systematisch:
- Vervaldatum +1 dag: automatische betalingsherinnering (beleefd)
- Vervaldatum +14 dagen: tweede herinnering, vermelding vertragingsrente
- Vervaldatum +30 dagen: derde herinnering, waarschuwing voor incassoprocedure
- Vervaldatum +45 dagen: overdracht aan incasso of gerechtelijke stappen
De automatische betalingsherinneringen van facturatiesoftware (zoals Eemel Invoicing) zorgen ervoor dat geen enkele te late factuur onopgemerkt blijft.
Aansluiting op het debiteurenbeheer
Voor betalingscontrole is het essentieel dat het facturatiesysteem en het debiteurenbeheer samenwerken:
- Betalingen worden automatisch aan de juiste facturen toegewezen
- Openstaande vorderingen zijn in realtime zichtbaar
- De vertragingsrente wordt automatisch berekend
- De betalingsgeschiedenis per klant helpt bij het beoordelen van het kredietrisico
Lees meer over de voordelen van e-facturatie in ons e-facturatieartikel.
Praktisch voorbeeld: een reclamebureau en lange betalingstermijnen van grote klanten
Een reclamebureau met drie medewerkers werkte voor grote bedrijven. De betalingstermijnen waren 45-60 dagen. De cashflow stond constant onder druk.
Oplossing:
- Automatische betalingsherinneringen in Eemel Invoicing – herinneringen werden na de vervaldatum verzonden zonder handmatig werk
- De automatische berekening van de vertragingsrente werd in de herinneringen weergegeven
- Openstaande vorderingen waren op één scherm zichtbaar – het was niet nodig om facturen afzonderlijk door te bladeren
Resultaat: de gemiddelde betalingstermijn is in zes maanden verkort van 47 dagen naar 31 dagen.
Probeer het in de praktijk
De automatische betalingsherinneringen en het debiteurenbeheer van Eemel Invoicing houden de cashflow onder controle.
Begin gratisVeelgestelde vragen
Wat is de maximaal toegestane betalingstermijn tussen bedrijven?
Volgens de EU-richtlijn inzake betalingsachterstanden 60 dagen, tenzij anders is overeengekomen en dit redelijk is voor de schuldeiser.
Hoe hoog is de vertragingsrente?
Minimaal de referentierente van de ECB + 8 procentpunten. In Finland is dit in de praktijk vaak ongeveer 11-12%.
Kan vertragingsrente automatisch in rekening worden gebracht?
Ja. Eemel Invoicing berekent de vertragingsrente automatisch en voegt deze toe aan de betalingsherinnering.
Wat betekent de vaste vergoeding van 40 euro?
De schuldeiser heeft recht op een vergoeding van minimaal 40 euro voor incassokosten, zonder afzonderlijk bewijs van de werkelijke kosten.
Hoe werkt automatische betalingsherinnering?
De facturatiesoftware volgt de vervaldata en stuurt automatisch een herinnering wanneer een factuur te laat is. U hoeft er niet afzonderlijk aan te denken.
Dit artikel is van algemene aard en vormt geen juridisch advies.