Eemel Invoicing Espanjassa

• Mitä Espanjan laskutusvaatimukset tarkoittavat yritykselle
• Mitä VERI*FACTU ja SIF tarkoittavat laskutusohjelmistossa
• Miksi laskujen muuttumattomuus, jäljitettävyys ja arkistointi ovat tärkeitä
• Miten QR-koodi ja laskutietojen tarkistettavuus liittyvät Espanjan sääntelyyn
• Miten Eemel Invoicing tukee Espanjassa toimivaa yritystä

Eemel Invoicing on suunniteltu yrityksille, jotka haluavat hoitaa laskutuksen selkeästi yhdessä järjestelmässä. Espanjan käyttöä varten palvelussa huomioidaan laskun perustiedot, yrityksen ja asiakkaan verotiedot, arvonlisävero, laskujen numerointi, laskuarkisto sekä Espanjan uusiin laskutusohjelmistovaatimuksiin valmistautuva VERI*FACTU/SIF-rakenne.

Espanjassa laskutusohjelmistolta vaaditaan jatkossa enemmän kuin tavallista laskun luontia. Laskutustietojen pitää olla jäljitettäviä, säilytettäviä ja suojattuja niin, ettei laskuja voi muuttaa jälkiä jättämättä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskutusohjelmiston pitää tukea laskujen yksilöintiä, aikaleimoja, laskutietojen säilyttämistä, laskutapahtumien ketjutusta ja tarkistettavuutta. Yritykselle tämä näkyy arjessa niin, että laskut pitää tehdä järjestelmällisesti eikä laskutus saa perustua helposti muokattaviin irrallisiin tiedostoihin.

Eemel Invoicingissa laskutus hoidetaan järjestelmässä: asiakkaat, tuotteet, laskurivit, verotiedot, laskun tila ja laskuarkisto ovat samassa kokonaisuudessa. Tämä vähentää käsityötä ja helpottaa laskutuksen seurantaa.

Espanjassa laskulla pitää yleensä näkyä muun muassa myyjän tiedot, asiakkaan tiedot, verotunnisteet, laskun numero, laskun päivämäärä, laskurivit, verokannat, veron määrä ja loppusumma. Lisäksi laskut pitää säilyttää niin, että ne ovat myöhemmin tarkistettavissa.

Espanjan uusi sääntely korostaa erityisesti sitä, että laskutusohjelmiston pitää varmistaa laskutietojen eheys, säilytys, luettavuus, jäljitettävyys ja muuttumattomuus. Tämä tarkoittaa, että laskutietojen käsittelystä pitää jäädä luotettava tekninen jälki.

Eemel Invoicing tukee tätä käytännön tasolla keskittämällä laskutuksen yhteen järjestelmään. Laskut luodaan, tallennetaan ja arkistoidaan järjestelmässä, jolloin yritys ei joudu hallitsemaan laskutusta irrallisilla tiedostoilla ja manuaalisilla muokkauksilla.

SIF tarkoittaa laskutusjärjestelmää tai laskutusohjelmistoa, jonka täytyy täyttää Espanjan verohallinnon tekniset ja toiminnalliset vaatimukset. VERI*FACTU on malli, jossa laskutusjärjestelmä voi lähettää laskutustietoja Espanjan verohallinnolle sähköisesti.

VERI*FACTU ei ole sama asia kuin tavallinen PDF-lasku. Se liittyy siihen, miten laskutusohjelmisto muodostaa ja tallentaa laskutustapahtumat, miten tiedot ketjutetaan ja miten laskut voidaan myöhemmin tarkistaa.

Eemel Invoicingin Espanja-toteutuksessa tämä huomioidaan niin, että laskutuksen tekninen rakenne valmistellaan tukemaan Espanjan SIF- ja VERI*FACTU-vaatimuksia. Tavoitteena on, että yritys voi käyttää samaa laskutusjärjestelmää päivittäiseen laskutukseen ja samalla valmistautua Espanjan sääntelyn vaatimuksiin.

Espanjan uusissa laskutusohjelmistovaatimuksissa laskulle tulee QR-koodiin liittyviä vaatimuksia. QR-koodin tarkoitus on helpottaa laskun tarkistamista ja yhdistää lasku verohallinnon määrittämään tarkistusmalliin.

Eemel Invoicingin Espanja-kehityksessä QR-koodi huomioidaan osana laskun teknistä rakennetta. Kun lasku muodostetaan, järjestelmän pitää pystyä tuottamaan laskulle tarvittavat tarkistustiedot oikeassa muodossa.

Espanjassa on myös erillinen uudistus, joka koskee yritysten ja ammatinharjoittajien välistä pakollista sähköistä laskutusta. Tämä ei ole sama asia kuin VERI*FACTU, vaikka molemmat liittyvät laskutuksen digitalisointiin.

VERI*FACTU ja SIF koskevat laskutusohjelmiston toimintaa ja laskutustietojen käsittelyä. Yritysten välinen sähköinen laskutus koskee sitä, miten lasku välitetään yritykseltä toiselle sähköisessä muodossa.

Eemel Invoicingissa Espanjan laskutusta kehitetään niin, että laskujen luonti, laskuarkisto ja tulevat sähköisen laskutuksen tarpeet voidaan käsitellä samassa kokonaisuudessa.

Eemel Invoicing auttaa Espanjassa toimivaa yritystä hoitamaan laskutuksen järjestelmällisesti. Yritys voi luoda laskuja, tallentaa asiakkaat, käyttää tuotteita ja palveluita laskuriveillä, käsitellä arvonlisäveron, seurata laskuja ja säilyttää laskut järjestelmässä.

Espanjan käyttöä varten Eemel Invoicingissa huomioidaan erityisesti:

• Espanjan yritys- ja verotiedot
• asiakkaan verotiedot
• Espanjan arvonlisäveron käsittely
• laskujen juokseva numerointi
• laskun PDF-muodostus ja arkistointi
• laskutietojen jäljitettävyys
• VERI*FACTU/SIF-vaatimuksiin valmistautuva rakenne
• tuleva yritysten välinen sähköinen laskutus

Tavoitteena on, että yritys voi keskittyä omaan työhönsä eikä laskutusvaatimusten seuraamiseen tarvitse käyttää kohtuuttomasti aikaa.

Eemel Invoicing sopii erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluavat hoitaa laskutuksen selkeästi selaimessa ilman raskasta järjestelmäprojektia.

Se sopii myös yrityksille, joilla on toimintaa useassa maassa ja jotka haluavat pitää laskutuksen, dokumentit ja yrityksen arjen hallinnan samassa Eemel-tuoteperheessä.

Espanjan laskutusvaatimukset korostavat jatkossa entistä enemmän laskutietojen jäljitettävyyttä, muuttumattomuutta ja sähköistä käsittelyä. VERI*FACTU/SIF-vaatimukset koskevat laskutusohjelmiston tapaa muodostaa ja säilyttää laskutustietoja. Yritysten välinen sähköinen laskutus taas muuttaa sitä, miten laskuja välitetään yritysten välillä.

Yksinkertainen sääntö on tämä: Espanjassa toimivan yrityksen kannattaa käyttää laskutusjärjestelmää, joka ei ainoastaan muodosta laskua, vaan myös tukee laskutietojen hallintaa, arkistointia, jäljitettävyyttä ja tulevia sähköisen laskutuksen vaatimuksia.

Eemel Invoicingin Espanja-tuki on suunniteltu tätä varten: laskut, asiakkaat, verotiedot, laskuarkisto ja Espanjan sääntelyyn valmistautuva tekninen rakenne ovat osa samaa kokonaisuutta.

Tämä artikkeli on yleisluontoinen eikä ole oikeudellista neuvontaa.

Aloita maksuton kokeilu ja hoida laskutus selkeästi yhdessä järjestelmässä.