Manajemen proyek, pencatatan jam dan profitabilitas: bagaimana ERP menjaga margin

Dalam proyek perusahaan kecil, margin umumnya hilang karena tiga alasan:

1. Jam tidak dicatat secara real-time: karyawan memperkirakan berapa banyak jam yang digunakan pada akhir minggu. Jumlah jam yang sebenarnya seringkali lebih besar dari perkiraan.
2. Pekerjaan tambahan dilakukan tanpa ditagih: klien meminta "perubahan kecil" yang sebenarnya memakan waktu. Pekerjaan tambahan kecil terakumulasi.
3. Margin tidak dipantau selama proyek: kelayakan hanya diketahui setelah proyek selesai dan faktur dikirim. Saat itu sudah terlambat untuk diperbaiki.

Menurut penelitian PMI (Project Management Institute), organisasi dengan praktik manajemen proyek yang matang jauh lebih mungkin mencapai tujuan mereka dan lebih jarang melebihi anggaran.

Eemel ERP menggabungkan manajemen proyek, pencatatan jam, anggaran, dan penagihan dalam satu tempat:

• Pencatatan jam: karyawan mencatat jam langsung ke proyek dari ponsel atau browser
• Pemantauan margin secara real-time: Anda dapat melihat kapan saja berapa banyak jam dan uang yang telah digunakan untuk proyek dibandingkan dengan anggaran
• Penagihan otomatis: jam dan materi dapat ditagih langsung dari proyek
• Peringatan penyimpangan: sistem memberi tahu ketika anggaran mendekati batas

Tiga aturan dasar ini menjaga margin tetap terjaga:

1. Catat jam pada hari yang sama: pencatatan berdasarkan ingatan di akhir minggu menyebabkan pencatatan yang tidak akurat. Aturan hari yang sama secara signifikan meningkatkan akurasi pencatatan.
2. Sepakati pekerjaan tambahan secara tertulis sebelum memulainya: "perubahan kecil" harus dinyatakan harga dan disetujui sebelum pekerjaan dilakukan.
3. Periksa margin setiap minggu: jangan tunggu sampai proyek selesai. Laporan mingguan mengungkapkan penyimpangan tepat waktu.

Manfaat terbesar dari sistem ERP adalah keseragaman data:

• Jam yang dicatat langsung dikirim untuk ditagih – tidak ada daftar Excel terpisah
• Faktur dihasilkan berdasarkan informasi proyek – tidak ada penyalinan manual
• Jumlah yang ditagih muncul di akuntansi secara otomatis
• Margin aktual proyek selalu up to date

Perusahaan konsultasi TI dengan lima orang melakukan proyek klien dengan harga tetap. Kelayakan bervariasi secara signifikan: beberapa proyek sangat menguntungkan, sementara yang lain merugi.

Implementasi Eemel ERP mengungkapkan penyebabnya: pencatatan jam tidak akurat dan pekerjaan tambahan tidak ditagih.

Setelah perubahan:

• Jam dicatat setiap hari melalui aplikasi seluler
• Pekerjaan tambahan harus disetujui oleh klien sebelum dimulai
• Margin proyek terlihat secara real-time di dashboard
• Kelayakan meningkat secara signifikan dalam enam bulan

Artikel ini bersifat umum dan tidak merupakan nasihat hukum.