EN 16931 dan data faktur terstruktur: apa artinya bagi akuntansi
EN 16931 adalah standar UE untuk data terstruktur dalam faktur elektronik. Standar ini mendefinisikan informasi yang harus dimuat faktur elektronik. Artikel ini menjelaskan artinya bagi akuntansi dan bagaimana UKM menda…
EN 16931 adalah standar EU untuk data terstruktur faktur elektronik. Ini menentukan informasi apa yang harus dimasukkan dalam faktur elektronik. Dalam artikel ini, kami akan membahas apa yang diartikan standar tersebut untuk akuntansi dan bagaimana usaha kecil mendapatkan manfaat dari data terstruktur.
Data terstruktur vs. PDF – mengapa itu penting?
Faktur PDF adalah gambar yang dapat dibaca manusia. Faktur terstruktur (mis. Finvoice, Peppol BIS) adalah data yang dapat dibaca mesin. Perbedaannya penting dari sudut pandang akuntansi:
| Ominaisuus | PDF-lasku | Rakenteinen lasku |
|---|---|---|
| Tiliöinti | Manuaalinen tai OCR (virhealtis) | Automaattinen sääntöjen perusteella |
| ALV-käsittely | Tarkistettava käsin | ALV-koodit mukana datassa |
| Arkistointi | Erillinen tallennus | Integroituu suoraan kirjanpitoon |
| Hakeminen | Hankala | Helppo (hakukentät) |
| Virheet | Yleisiä (näppäilyvirheet) | Harvinaisia (data siirtyy suoraan) |
EN 16931 – tujuan standar
EN 16931 adalah standar Eropa yang menentukan minimum konten data untuk faktur elektronik. Standar ini lahir dari arahan EU 2014/55/EU dan wajib untuk penagihan sektor publik.
Standar ini menentukan antara lain:
- Bidang data yang wajib (penjual, pembeli, jumlah faktur, rincian PPN)
- Struktur item faktur
- Kategori dan kode PPN
- Format penyajian syarat pembayaran
- Pengolahan lampiran
Baca lebih lanjut tentang peraturan faktur elektronik di artikel faktur elektronik kami.
Manfaat dalam akuntansi
Ketika data faktur berada dalam format terstruktur, akuntansi sangat diuntungkan:
- Pencatatan otomatis: sistem dapat mengaitkan item faktur dengan akun akuntansi yang benar
- Perhitungan PPN otomatis: kode PPN berpindah langsung dari data faktur
- Penyelesaian rekening dipercepat: pembayaran otomatis diarahkan ke faktur
- Pelaporan meningkat: data terstruktur dapat digunakan untuk langsung membuat laporan
- Pengurangan kesalahan: tidak ada penginputan manual
Persiapan dalam perusahaan kecil
- Pastikan perangkat lunak penagihan Anda menghasilkan faktur elektronik yang kompatibel dengan EN 16931
- Aktifkan perangkat lunak manajemen keuangan yang dapat menerima dan mencatat faktur terstruktur (contoh: Eemel Accounting)
- Minta pemasok Anda untuk mengirimkan faktur elektronik alih-alih faktur PDF
- Aktifkan pencatatan otomatis dan aturan PPN
- Manfaatkan data terstruktur dalam pelaporan
Baca lebih lanjut tentang dampak GDPR pada manajemen keuangan di artikel GDPR kami.
Contoh praktek: perusahaan konstruksi dan pengolahan faktur pembelian
Perusahaan konstruksi kecil sebelumnya menerima faktur pembelian dalam format PDF melalui email. Akuntan menginput setiap faktur secara manual ke dalam akuntansi. Waktu pemrosesan biasanya adalah 5–10 menit per faktur.
Transisi ke penerimaan faktur elektronik terstruktur dalam Eemel Accounting:
- Faktur pembelian masuk langsung ke perangkat lunak dalam bentuk data terstruktur
- Pencatatan otomatis mengaitkan faktur dengan akun yang tepat
- Waktu pemrosesan turun dari 5 menit menjadi kurang dari 1 menit per faktur
- Pemrosesan faktur bulanan dipercepat sekitar 4 jam secara keseluruhan
Coba dalam praktik
Eemel Accounting secara otomatis menerima dan mencatat faktur elektronik terstruktur. Akuntansi dilakukan dengan lebih efisien.
Mulai gratisPertanyaan yang sering diajukan
Apakah EN 16931 wajib bagi perusahaan kecil?
Untuk penagihan sektor publik, ya. Di sektor swasta, ini adalah rekomendasi kuat dan praktis menjadi standar untuk faktur elektronik.
Apakah Eemel Accounting mendukung standar EN 16931?
Ya. Eemel mendukung format Finvoice dan Peppol BIS yang kompatibel dengan EN 16931.
Bagaimana data terstruktur mengurangi kesalahan?
Data berpindah langsung dari satu sistem ke sistem lain tanpa penginputan manual. Kesalahan input dan pencatatan yang salah berkurang secara signifikan.
Apakah faktur PDF dapat diubah menjadi terstruktur?
Teknologi OCR dapat membaca faktur PDF, tetapi hasilnya rentan terhadap kesalahan. Solusi yang lebih baik adalah meminta faktur elektronik langsung dari penyedia.
Bagaimana ViDA terkait dengan EN 16931?
ViDA (VAT in the Digital Age) mengharuskan data faktur yang terstruktur. EN 16931 adalah standar yang menjadi dasar bagi persyaratan ViDA.
Artikel ini bersifat umum dan bukan merupakan nasihat hukum.