Faktur elektronik di Finlandia: undang-undang 241/2019, EN 16931, dan daftar periksa implementasi
Penagihan elektronik adalah kewajiban hukum di sektor publik dan semakin umum di sektor swasta. Kami akan meninjau persyaratan hukum, standar, dan langkah-langkah implementasi.
Faktur elektronik adalah kewajiban hukum di Finlandia untuk faktur sektor publik dan dengan cepat menjadi umum di sektor swasta. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu faktur elektronik, apa yang diharuskan oleh hukum 241/2019 dan bagaimana usaha kecil dapat mengimplementasikan faktur elektronik dengan benar.
Apa itu faktur elektronik?
Faktur elektronik adalah faktur yang dikirim dalam format terstruktur, yang berpindah langsung dari sistem pengirim ke sistem penerima tanpa pengolahan manual.
Faktur elektronik bukanlah hal yang sama dengan faktur email atau faktur PDF. Perbedaan utamanya:
- Faktur elektronik: data terstruktur (contoh: Finvoice, TEAPPSXML, Peppol BIS), dapat dibaca oleh mesin
- Faktur PDF: gambar dari faktur, memerlukan pengolahan manual atau pembacaan OCR
- Faktur email: PDF sebagai lampiran email – tidak memenuhi persyaratan faktur elektronik
Hukum 241/2019: apa yang diharuskan?
Hukum tentang faktur elektronik untuk unit pengadaan dan pelaku usaha (241/2019) mulai berlaku pada 1 April 2020. Ini berdasarkan pada direktif UE 2014/55/EU.
Isi utama hukum:
- Faktur yang dikirim ke sektor publik (negara, kotamadya, persatuan kotamadya) harus berupa faktur elektronik
- Penerima harus dapat menerima faktur elektronik sesuai dengan standar UE (EN 16931)
- Pelaku usaha berhak untuk menerima faktur elektronik dari pelaku usaha lain jika diminta
- Hukum ini belum mewajibkan seluruh penagihan di sektor swasta menjadi faktur elektronik, tetapi arah perkembangannya jelas
EN 16931 – standar faktur UE
EN 16931 adalah standar bersama UE untuk konten data faktur elektronik. Ini mendefinisikan informasi apa yang harus ada dalam faktur elektronik dan dalam format apa.
Dalam praktiknya, EN 16931 berarti bahwa faktur elektronik Finlandia kompatibel dengan sistem Jerman, Prancis atau Spanyol – selama keduanya mengikuti standar yang sama.
Di Finlandia, format faktur elektronik yang paling umum adalah Finvoice (digunakan oleh bank) dan TEAPPSXML (digunakan oleh operator). Keduanya kompatibel dengan EN 16931.
Checklist implementasi untuk usaha kecil
- Pilih perangkat lunak penagihan yang mendukung faktur elektronik (contoh: Eemel Invoicing)
- Dapatkan alamat faktur elektronik (ID OVT atau ID Peppol)
- Buat kontrak dengan penyedia layanan faktur elektronik (atau gunakan penyedia yang terintegrasi dalam perangkat lunak penagihan)
- Perbarui template faktur Anda untuk menyertakan semua informasi yang diwajibkan oleh hukum
- Uji pengiriman faktur elektronik untuk beberapa pelanggan
- Beritahu alamat faktur elektronik Anda kepada pelanggan dan perbarui di alamat faktur elektronik TIEKE.
Kesalahan paling umum dalam penerapan faktur elektronik
- Alamat faktur elektronik tidak terdaftar: pelanggan tidak dapat menemukan alamat Anda
- Formulir faktur kehilangan informasi wajib: penerima faktur menolak
- Nomor identifikasi PPN tidak ditandai dengan benar: identifikasi yang salah dalam perdagangan UE menyebabkan masalah
- Faktur PDF dianggap sebagai faktur elektronik: PDF dalam email bukanlah faktur elektronik
- Kontrak operator hilang: faktur tidak bergerak dalam jaringan operator
Contoh praktis: perusahaan renovasi dan pengadaan publik
Perusahaan renovasi yang memiliki lima orang menerima kontrak sektor publik pertama dari pemerintah. Faktur harus dikirim sebagai faktur elektronik - jika tidak, faktur tersebut tidak diterima.
Perusahaan mengadopsi Eemel Invoicing, di mana faktur elektronik sudah terintegrasi:
- Alamat faktur elektronik otomatis dibuat selama proses adopsi
- Faktur dikirim langsung ke sistem pemerintah dalam format Finvoice
- Pembayaran masuk ke rekening dalam 7 hari (sebelumnya dengan faktur kertas 21 hari)
Sekarang perusahaan mengirimkan semua faktur mereka sebagai faktur elektronik - termasuk untuk pelanggan pribadi ke bank elektronik.
Coba praktis
Eemel Invoicing mencakup faktur elektronik, koneksi operator, dan pengarsipan otomatis. Semua dalam satu paket.
Coba gratis selama 14 hariPertanyaan yang sering diajukan
Apakah faktur elektronik wajib untuk semua perusahaan?
Belum. Undang-undang 241/2019 mewajibkan penggunaan faktur elektronik dalam faktur sektor publik. Di sektor swasta, faktur elektronik masih bersifat sukarela, tetapi pengusaha berhak memintanya.
Apa itu nomor OVT?
Nomor OVT adalah alamat faktur elektronik Finlandia. Ini terdiri dari kode negara 0037 dan nomor identifikasi perusahaan tanpa tanda hubung.
Bisakah perusahaan kecil mengirimkan faktur elektronik?
Ya. Pengiriman faktur elektronik dapat dilakukan misalnya melalui Eemel Invoicing tanpa perjanjian terpisah dengan operator.
Apa itu Peppol?
Peppol adalah jaringan faktur elektronik internasional yang memungkinkan penagihan lintas batas di UE. Di Finlandia, Peppol semakin umum terutama dalam penagihan sektor publik.
Bagaimana faktur elektronik berbeda dari e-faktur?
E-faktur adalah faktur elektronik yang ditujukan kepada konsumen ke dalam internet banking. Faktur elektronik adalah faktur terstruktur antara perusahaan yang langsung menuju sistem manajemen keuangan.
Artikel ini bersifat umum dan bukan merupakan nasihat hukum.